Dokumentacja Kontroli Zarządczej - część I

Obowiązująca ustawa o finansach publicznych nie określa żadnych wymagań w zakresie dokumentacji kontroli zarządczej. Pewne wskazanie stanowi art. 53, gdzie wśród celów kontroli ustawodawca podaje na pierwszym miejscu zgodność działalności z przepisem prawa oraz procedurami wewnętrznymi.

Więcej szczegółów znajdziemy w standardach kontroli zarządczej, gdzie czytamy:

Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Wymieniona wyżej dokumentacja powinna być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa zewnętrznego, którymi są przede wszystkim ustawy i rozporządzenia. Przydatne jest stworzenie uporządkowanej tematycznie bazy prawnej zawierającej wszystkie niezbędne przepisy (pobierz przykładowy KATALOG przepisów).

Maksymalnym ułatwieniem dla osób korzystających z takiej bazy byłoby opracowanie wyciągów z wymaganych ustaw i rozporządzeń w zakresie odpowiednim do stosowanych przepisów i zasad wewnętrznych. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów dokumentacja systemu kontroli zarządczej ma być kompetentna, rzetelna i aktualna. Z tego względu, a także dla zachowania spójności i dostępności wskazanym jest wyznaczenie komórki lub pracownika do kompletowania i gromadzenia zewnętrznej bazy prawnej oraz wszystkich aktów wewnętrznych regulujących funkcjonowanie jednostki.

Oprócz wymienionych powyżej procedur wewnętrznych, instrukcji, wytycznych kierownictwa, zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników dokumentacja kontroli zarządczej powinna obejmować również proces zarządzania ryzykiem, mechanizmy (procedury) kontrolne dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz systemów informatycznych.

Dokumentowanie procesu zarządzania ryzykiem należy rozpocząć od określenia celów jednostki i zadań związanych z tymi celami. Cele i zadania powinny być określone w sposób przejrzysty, a ich wykonanie należy poddawać okresowej ocenie z uwzględnieniem kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności.

Ryzyko definiowane jest jako niepewność rezultatu (osiągnięcia założonych celów), wynikająca z pojawiających się szans i zagrożeń. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Zakres dokumentacji w tym względzie powinien odzwierciedlać proces identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań (rejestr ryzyka), analizę ryzyka oraz reakcję na ryzyko.

Dokumentację kontroli dotyczącą mechanizmów kontrolnych omówimy w części drugiej.

Dokumentować należy także przeprowadzaną okresowo (przynajmniej raz w roku) samoocenę systemu kontroli zarządczej.

Praktyczne wskazówki do przeprowadzania i dokumentowania samooceny podamy w części trzeciej.

 


Czytaj również:

 

 
W Serwisie

Zarządzanie nieruchomością

  • trwały zarząd
  • wymagania prawne
  • zasady praktyczne
Kontakt | Mapa strony | Copyright 2010 Nowator. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Valid XHTML 1.0 Transitional Poprawny CSS!